10 trucos para rentabilizar el uso del correo electrónico dentro de la empresa

El correo electrónico es una herramienta de trabajo que hay que saber utilizar. Lamentablemente no se pierde mucho tiempo educando en su uso y muchas veces caemos en prácticas inadecuadas. Veamos algunos trucos para rentabilizar su uso. 

• No comprobar el correo electrónico constantemente: una herramienta que se supone que debe agilizar nuestras tareas no puede interrumpir nuestra actividad cada dos por tres. Para evitarlo se puede desactivar el aviso automático de recepción de e-mails o no ejecutar nuestro cliente de correo electrónico o no consultar el correo a través de webmail hasta que lo necesitemos.  De esta forma se facilita la concentración y se puede fijar un momento o varios momentos concretos del día para la consulta de correos.
• Menos es más: cuantos menos correos se envíen menos se recibirán. Se trata de priorizar aquellos que nos parezcan necesarios y desechar los que puedan resolverse por otra vía o no tengan tanta relevancia.
• Utilizar correctamente el campo “Asunto”:  debemos utilizar asuntos específicos, que sean descriptivos del contenido del mensaje. De esta forma facilitamos al destinatario la clasificación del mensaje y le damos una idea de su contenido sin necesidad de abrirlo.
  No enviar asuntos en blanco ni del tipo “lee esto” o “Ya te lo decía yo”. Es necesario concretar, utilizar si es necesario fechas, horas y lugares específicos para aportar contexto y clarificar.
• Marcar con una bandera los mensajes pendientes: una buena práctica para poder seguir aquellos que requieren más atención, pero que no se pueden responder al instante.
• No utilizar el correo electrónico como herramienta de conversación: esto genera interminables hilos de mensajes nada productivos. Para conversar existen las aplicaciones de mensajería instantánea, mucho más útiles para este fin.
• Utilizar herramientas anti-spam: una medida de protección imprescindible contra el correo basura.
• Una buena organización de la información: la creación de carpetas y subcarpetas donde clasificar los mensajes y de reglas para ubicarlos automáticamente son medidas muy útiles. A ser posible la bandeja de entrada debe estar vacía hasta que llegue un nuevo mensaje. De esta forma será más sencillo consultar nuestro correo.
• Hacer limpieza diaria: es conveniente hacer limpieza diaria de los mensajes poco relevantes o que ya son muy antiguos.
• Procurar escribir buenos correos: escribir correos claros y concisos, que vayan al grano, dividirlos en los puntos más importantes, a ser posible con guiones para facilitar la lectura. Evitar la palabrería, utilizar una firma que identifique claramente al remitente y revisar la ortografía y la gramática antes de darle a “Enviar”.
• Cuidado con los correos adjuntos: en la medida de lo posible no enviar ficheros adjuntos y utilizar otros medios para intercambiar archivos. Si se han de usar definir el objetivo en el cuerpo del mensaje.