Como optimizar el uso del correo electrónico dentro de la empresa y aumentar la productividad

No se detectan siempre, pero el bajo rendimiento en la productividad empresarial tiene muchas veces sus causas en las reuniones que no son provechosas, falta de metodologías de trabajo innovadoras y ágiles y el uso inadecuado del correo electrónico.

Aunque el e-mail no tiene el arraigo tan fuerte que tuvo hace sólo una década como herramienta de gestión empresarial, ya que se ha visto desbancada en algunos casos por sistemas de mensajería instantánea, seguimos recibiendo en torno a 80 e-mails diarios de media y consultamos el correo alrededor de  150 veces al día. Sin embargo, sólo el 20% del total que recibimos es información relevante para nuestro trabajo diario.

Según un estudio reciente de Adobe en Estados Unidos, el uso del e-mail, frente a otros sistemas de mensajería instantánea, ha vuelto a experimentar una subida en su uso para la gestión empresarial. Por otro lado, el tiempo que dedican los ejecutivos de las compañías a revisar sus e-mails se ha visto incrementado en un 17% en el último año.

Existen unas pautas para sacar el máximo rendimiento al correo electrónico dentro de las empresas y organizaciones. Son las siguientes.

• Reducir todo lo posible el número de correos: es absolutamente elaborar un manual de buenas prácticas interno que deje claros cuáles son los asuntos que deben ser gestionados por e-mail y los que deben tratarse por otros canales de comunicación. El correo electrónico no sirve para todo y, en ocasiones, resulta un formato ineficaz.
• Dos reglas de oro en la gestión del correo electrónico: los expertos aconsejan dos reglas de oro para gestionar los correos electrónicos por parte de los empleados: por una parte, la llamada Regla de los dos minutos, que consiste en emplear justo 2 minutos para responder inmediatamente cualquier mensaje, el resto debe ser etiquetado y archivado para gestionarlo en otro momento. Por otro lado la estrategia Cero Inbox, que aconseja dejar la bandeja de entrada limpia cuando finaliza la jornada laboral, es decir, que todo debe ser procesado a lo largo del día y quedar respondido o archivado para trabajarlo en el futuro.
• No es conveniente utilizar el correo electrónico como almacén ni repositorio de documentos: esta no es la función del correo electrónico. Para ello, ya existen otras herramientas útiles, como Confluence, software de colaboración para equipos.
• No utilizar el correo electrónico para la solución de cuestiones en tiempo real entre equipos de trabajo. Aunque enlaza con el primer punto, es importante insistir. Existen otras herramientas más útiles y eficientes para este cometido, que han superado en ese terreno al correo electrónico, como es Slack.